Bom evento não é o que gasta mais — é o que controla melhor. A diferença entre um projeto que fecha no azul e um que vira prejuízo está quase sempre na organização financeira. Veja o passo a passo financeiro que orientamos aos clientes do setor de produção e eventos.
Antes de contratar qualquer coisa, monte um orçamento realista com todas as linhas de custo: local, estrutura, som e luz, artistas, alimentação, equipe, divulgação e uma reserva de contingência (geralmente 10% a 15%). É esse número que vai dizer se o evento se paga, quanto precisa de patrocínio e qual o preço do ingresso, se houver.
Fornecedor sem contrato é risco na certa. Cada prestador — do buffet ao artista — deve ter contrato com escopo, valor, forma de pagamento e cláusula de cancelamento. Isso protege você e evita o clássico "combinamos diferente" na véspera.
Todo pagamento a fornecedor ou artista precisa de nota fiscal, e muitos serviços têm retenção de impostos (ISS, INSS, IR) que a fonte pagadora deve recolher. Ignorar isso gera passivo fiscal depois. Cachês de artistas, em especial, têm regras próprias — cuidamos disso para que nada vire dor de cabeça.
Um evento acontece rápido e os pagamentos se acumulam. Um controle simples de entradas e saídas, atualizado durante toda a produção, mostra na hora se você está dentro do orçamento — e dá tempo de corrigir antes de estourar.
Depois do evento, consolide tudo: quanto entrou, quanto saiu, qual o resultado. Se houve patrocínio, edital ou sócios, a prestação de contas organizada é obrigatória — e é o que garante o próximo evento. Esse é o mesmo cuidado que aplicamos na gestão financeira das empresas que atendemos.
Tem uma produtora ou empresa de eventos e quer a contabilidade e o departamento pessoal em ordem? Conheça nosso atendimento para o setor de produção e eventos.