Toda empresa que presta serviço precisa emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) e lidar com o ISS, o imposto municipal sobre serviços. No Rio de Janeiro isso passa pelo sistema da prefeitura, e alguns detalhes — como a retenção na fonte — costumam gerar confusão e imposto pago a mais ou a menos. Este guia explica, de forma geral, como funciona a NFS-e e o ISS para empresas de serviço na cidade do Rio.
A NFS-e é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, o documento que comprova a prestação de um serviço e serve de base para a cobrança do ISS. O ISS (Imposto Sobre Serviços) é um tributo de competência municipal: quem define regras, alíquotas e sistema de emissão é a prefeitura, e não o estado ou a União. Por isso a NFS-e do Rio de Janeiro é emitida no sistema da Prefeitura do Rio, e as alíquotas de ISS variam conforme o tipo de serviço e a legislação municipal vigente. Como esses percentuais podem mudar, o ideal é confirmar a alíquota do seu serviço antes de emitir — nós verificamos isso para você.
Em regra, toda empresa prestadora de serviço deve emitir NFS-e em suas operações, especialmente quando o cliente é pessoa jurídica. Para prestar serviço de forma regular no Rio, a empresa precisa ter inscrição municipal e estar credenciada no sistema de NFS-e da prefeitura — algo que já é providenciado no momento da abertura, quando se obtém o alvará e a inscrição municipal. Empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido ou do Lucro Real igualmente emitem NFS-e; o que muda entre os regimes é a forma de apuração e recolhimento, não a obrigação de documentar o serviço.
• Garanta que a empresa tem inscrição municipal ativa e está credenciada no sistema de NFS-e da Prefeitura do Rio de Janeiro
• Tenha em mãos os dados do tomador (CNPJ ou CPF), a descrição do serviço e o código de serviço correspondente à sua atividade
• Acesse o sistema de NFS-e do município e informe o serviço prestado, o valor e o local da prestação
• Verifique a alíquota de ISS aplicável e se há retenção na fonte por parte do tomador antes de concluir
• Emita a nota, confira todos os dados e guarde o documento — a NFS-e é base da sua contabilidade e da apuração do ISS
Em muitos serviços, quem recolhe o ISS não é a empresa que prestou, mas o tomador — que retém o valor na hora do pagamento e repassa ao município. É a chamada retenção na fonte. Isso acontece, por exemplo, em contratos com empresas maiores, órgãos públicos e em determinadas atividades definidas pela legislação municipal. O cuidado essencial é indicar corretamente na nota se o ISS é retido ou não: marcar errado leva a pagar o imposto duas vezes (você recolhe e o tomador também retém) ou a deixar de recolher, gerando débito. Além do ISS, dependendo do serviço e do valor, o tomador pessoa jurídica também pode ser obrigado a reter tributos federais na fonte — mais um motivo para configurar a emissão com apoio contábil.
Escolher o código que não corresponde à atividade pode levar a alíquota incorreta e a problemas na fiscalização.
Indicar retenção quando não há (ou o contrário) gera pagamento em duplicidade ou débito de imposto.
Muitos deixam de emitir para pessoa física achando que não precisa; a regra geral é documentar a prestação de serviço.
Empresa sem inscrição ou credenciamento ativo simplesmente não consegue emitir a NFS-e válida.
A NFS-e parece simples, mas os detalhes de código de serviço, alíquota e retenção fazem diferença direta no quanto você paga de imposto e no risco de autuação. Se você está começando ou vai regularizar a emissão, o melhor caminho é acertar isso desde a inscrição municipal — algo que cuidamos na abertura de empresa no Rio de Janeiro. E se a dúvida é quanto de ISS e de outros tributos a empresa realmente paga por serviço, isso entra no planejamento tributário, que busca o menor custo dentro da lei.