Quem presta serviço para outra empresa recebe menos do que o valor da nota, e quem contrata precisa reter, recolher e declarar. Errar nessa conta gera multa para o tomador e imposto pago em dobro para o prestador. Este guia explica, de forma prática, as quatro retenções que aparecem nas notas de serviço no Rio de Janeiro: IRRF, CSRF (PIS, COFINS e CSLL), INSS e ISS.
Na retenção na fonte, o tomador do serviço desconta parte do valor da nota e recolhe esse valor diretamente ao fisco, em nome do prestador. Para o prestador, a retenção é uma antecipação: o valor retido é abatido do imposto devido na apuração. Para o tomador, é uma obrigação legal, e quem não retém responde pelo valor e pelas multas. A retenção só é cabível nas hipóteses previstas em lei, então o primeiro passo é identificar o tipo de serviço e o regime tributário do prestador.
• ['Serviços profissionais: 1,5%', 'Contabilidade, advocacia, engenharia, arquitetura, consultoria, auditoria, medicina, psicologia, fisioterapia, ensino e treinamento, entre outros listados no Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018, art. 714). Também sofrem 1,5% comissões, corretagens e serviços de assessoria creditícia e mercadológica.']
• ['Limpeza, segurança e locação de mão de obra: 1%', 'Serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra pagos por pessoa jurídica a pessoa jurídica (art. 716 do Regulamento).']
• ['Dispensa até R$ 10', 'Desde a Lei 13.137/2015, fica dispensada a retenção quando o imposto calculado for igual ou inferior a R$ 10,00. O valor não é acumulado para o mês seguinte.']
• ['Prestador do Simples Nacional: sem IRRF', 'A IN RFB 765/2007 dispensa a retenção de IRRF sobre pagamentos a empresas optantes pelo Simples Nacional quando elas são as prestadoras. Se o tomador é do Simples e o prestador não, a retenção continua obrigatória.']
O art. 30 da Lei 10.833/2003 obriga a retenção de 4,65% (0,65% de PIS, 3% de COFINS e 1% de CSLL) nos pagamentos entre pessoas jurídicas por serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, gestão de crédito, administração de contas a pagar e a receber, e pela remuneração de serviços profissionais. A mesma regra de dispensa se aplica: retenção igual ou inferior a R$ 10,00 não é feita. Prestador optante pelo Simples Nacional não sofre a retenção, desde que entregue ao tomador a declaração prevista na IN SRF 459/2004. Tomador optante pelo Simples também não retém CSRF.
O art. 31 da Lei 8.212/1991 obriga o tomador a reter 11% do valor bruto da nota quando o serviço é prestado mediante cessão de mão de obra ou empreitada. A lista de serviços alcançados está na IN RFB 2.110/2022 e inclui, por exemplo, limpeza, vigilância, construção civil, manutenção, portaria e outros em que o trabalhador fica à disposição do contratante. O tomador recolhe em DARF até o dia 20 do mês seguinte ao da emissão da nota e informa a retenção na EFD-Reinf, que alimenta a DCTFWeb. O prestador compensa o valor retido com as contribuições previdenciárias que deve. A retenção não se aplica a serviços prestados sem cessão de mão de obra, como consultoria e assessoria feitas nas dependências do prestador.
No Município do Rio de Janeiro, o art. 14 da Lei 691/1984 atribui ao tomador a responsabilidade pelo ISS em hipóteses definidas, entre elas serviços prestados por empresa estabelecida em outro município, construção civil, limpeza, vigilância e serviços contratados por órgãos públicos e grandes tomadores listados pela Secretaria Municipal de Fazenda. Nesses casos o tomador retém o ISS no pagamento e recolhe até o dia 10 do mês seguinte, na própria inscrição municipal. A retenção deve estar destacada na NFS-e. Quando o prestador é optante pelo Simples Nacional, o ISS retido é calculado pela alíquota efetiva do Simples informada na nota, e não pela alíquota geral do município (LC 123/2006, art. 21, § 4º).
• ['Reter de quem é do Simples', 'IRRF e CSRF não se aplicam ao prestador optante. Se o tomador reteve, o prestador precisa pedir restituição ou compensar, o que atrasa o caixa.']
• ['Não reter quando era obrigatório', 'O tomador responde pelo valor não retido, com multa e juros. No INSS, a responsabilidade é direta: o fisco cobra do contratante.']
• ['Nota sem destaque das retenções', 'Os valores retidos precisam constar na NFS-e e nos comprovantes. Sem isso o prestador não consegue abater o imposto na apuração.']
• ['EFD-Reinf não enviada', 'A retenção de INSS e as retenções federais só chegam à DCTFWeb pela EFD-Reinf. Omissão gera pendência e multa por atraso.']
• ['Esquecer o ISS do prestador de fora', 'Serviço contratado de empresa de outro município costuma exigir retenção pelo tomador carioca. É um dos erros mais frequentes nas fiscalizações.']
Na Rosana Soares Assessoria Contábil, cada nota de serviço recebida e emitida passa por uma checagem de retenção: tipo de serviço, regime do prestador, alíquota, destaque na nota, DARF e declaração na EFD-Reinf e na DCTFWeb. Empresas com passivo de retenções não recolhidas ou declaradas de forma incorreta podem regularizar antes da fiscalização: veja como funciona a regularização fiscal, trabalhista e previdenciária para empresas. Para o dia a dia, conheça a contabilidade para empresas de serviços no Centro do Rio.