O aviso chega sem você ter pedido: um termo de desenquadramento do MEI, emitido de ofício pela Receita Federal, informando que sua empresa deixou de ser MEI em uma data que já passou. A partir dali, ela é Microempresa (ME), com impostos calculados de outro jeito e obrigações que o MEI não tinha. Este post explica por que isso acontece, como ler o termo, o que precisa ser pago e em que ordem regularizar, para transformar o susto em uma transição controlada.
O desenquadramento de ofício acontece quando a Receita Federal identifica, pelos próprios dados, que o MEI deixou de cumprir uma condição do regime e o contribuinte não fez a comunicação obrigatória. O motivo mais comum é o faturamento: o cruzamento das notas fiscais emitidas, das notas recebidas em nome do CNPJ, dos recebimentos por maquininha e Pix e das declarações anuais (DASN-SIMEI) mostra receita acima de R$ 81.000 no ano. Outros motivos são exercer atividade não permitida ao MEI, abrir filial, entrar como sócio ou administrador em outra empresa e contratar mais de um empregado. Quando o contribuinte não comunica no prazo, que é o último dia útil do mês seguinte ao do excesso, a Receita faz o desenquadramento por conta própria.
O termo é enviado ao Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN), dentro do Portal do Simples, e pode também aparecer no e-CAC. Por isso, quem é MEI precisa consultar o DTE-SN de tempos em tempos: a ciência do termo conta a partir da leitura ou do prazo legal, mesmo que você não tenha aberto.
É o ponto mais importante. Se o excesso foi de até 20% (faturamento até R$ 97.200), o efeito é 1º de janeiro do ano seguinte ao do excesso. Se passou de 20%, o efeito é retroativo a 1º de janeiro do ano do excesso, ou ao mês de abertura se o MEI começou naquele ano. Toda a cobrança depende dessa data.
O termo indica a condição descumprida. Se o motivo for faturamento, confira o valor apurado pela Receita com as suas notas e extratos; erros de lançamento e notas canceladas acontecem.
O termo informa o prazo para apresentar contestação administrativa se a data ou o motivo estiverem errados. Depois desse prazo, o desenquadramento fica definitivo.
Desde a data de efeito, a empresa é ME e recolhe pelo Simples Nacional sobre o faturamento de cada mês, no anexo da atividade, em vez do valor fixo do MEI. Como a Receita normalmente só emite o termo meses depois, é comum já existirem vários meses de DAS do Simples em atraso, com multa e juros, além das declarações mensais (PGDAS-D) não entregues. O que foi pago de DAS-SIMEI nesse período não se perde: os valores são compensados no cálculo. Se houver empregado, a folha também muda, porque a ME recolhe a parte patronal do INSS de forma diferente do MEI.
Compare o faturamento apurado pela Receita com as notas e extratos. Se houver erro, a contestação deve ser feita dentro do prazo do termo, com os documentos que provam o valor correto.
Alteração na Junta Comercial (no Rio, a JUCERJA), na Receita Federal e na prefeitura, para a empresa aparecer como ME. É o momento de decidir se continua como empresário individual ou vira SLU ou LTDA.
PGDAS-D de cada mês desde a data de efeito, com a receita real, e a DEFIS do ano, se já tiver encerrado.
DAS do Simples de cada mês, abatendo o que foi pago como MEI, com multa e juros. Quando o valor é alto, dá para parcelar no próprio Portal do Simples.
Para serviços, o Fator R pode levar a empresa ao Anexo III em vez do V, o que reduz muito a alíquota. Em alguns casos o Lucro Presumido é melhor que o Simples. A simulação evita pagar a mais nos próximos anos.
Escrituração, balanço, folha e pró-labore passam a ser obrigatórios. É o serviço de desenquadramento do MEI para ME que fazemos de ponta a ponta.
• Ignorar o termo: a dívida cresce com multa e juros, e a empresa pode ser excluída do Simples Nacional e ficar sem certidão negativa.
• Abrir outro MEI para dividir o faturamento: a Receita cruza os dados dos dois CNPJs e desenquadra ambos.
• Continuar emitindo nota como MEI depois da data de efeito: a nota sai com tributação errada e o problema aumenta.
• Deixar para depois a escolha do anexo e do regime: a opção pelo regime tributário só pode ser mudada em janeiro.
Se o motivo foi atividade não permitida, sócio em outra empresa ou mais de um empregado, a regra da data de efeito muda: em geral, o desenquadramento vale a partir do mês seguinte ao da ocorrência, e não do início do ano. O procedimento de regularização é o mesmo, com a diferença de que não há recálculo do ano inteiro. Veja também o guia sobre o limite do MEI e o que fazer ao ultrapassar.